La commune de Doué-en-Anjou accueille de nombreuses manifestations recevant du public organisées par des associations, des particuliers ou des entreprises. Ces manifestations conduisent à la formulation de sollicitations multiples telles que des demandes d’occupation du domaine public, de demande de matériel, d’ouverture de débit de boissons, ou des demandes d’affichage ou de communication sur les supports de la commune …
Pour que l’événement se déroule conformément aux réglementations en vigueur, l’organisateur, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une association, doit respecter un certain nombre d’obligations.
Toutes les manifestations publiques sont soumises à autorisation du Maire et doivent faire l’objet d’un dépôt de dossier auprès de la Mairie.
À compter du 1er janvier 2024, afin d’accompagner les organisateurs et coordonner les services municipaux impactés par l’organisation d’une manifestation, une procédure de déclaration des manifestations est mise en place.
La procédure de déclaration d’une manifestation
L’organisation d’un événement implique des contraintes techniques, matérielles, sécuritaires et budgétaires nécessaires au bon déroulement la manifestation.
Dans un souci d’efficacité, il est proposé la mise en place d’une procédure pour la bonne coordination et la validation des événements organisés sur le territoire de la commune applicable à partir du 1er janvier 2024 via un formulaire.
Le formulaire est destiné à :
- Accompagner les organisateurs dans la formulation de leurs demandes et leur permettre de réaliser leur manifestation dans les meilleures conditions.
- Permettre aux services qui traiteront les demandes d’assurer une meilleure coordination auprès des nombreux services impactés par la manifestation et d’étudier celle-ci sous les différents aspects, à la fois logistique, réglementaire et sécurité dans le but d’apporter une réponse globale.
Qu’elle soit organisée par un particulier, une association ou un entrepreneur, l’organisateur d’une manifestation devra impérativement demander une autorisation à la Mairie via le formulaire « Déclaration de manifestation ».
La déclaration de manifestation constitue une fiche d’information sur l’organisateur et le déroulement de l’événement. Elle permet aux différents services municipaux de pouvoir établir les arrêtés réglementaires nécessaires (débit de boisson, voirie…), de délivrer des autorisations (d’affichage, signalétique…) ou encore de mettre à disposition du matériel (barrières, mobilier…).
La déclaration d’une manifestation, c’est :
| 1 formulaire de déclaration | 7 annexes (à compléter en fonction de vos besoins) : Annexe 1 : Demande de matériel Annexe 2 : Demande d’autorisation d’occupation du domaine public Annexe 3 : Demande d’autorisation d’ouverture temporaire d’un débit de boissons Annexe 4 : Réservation de salle Annexe 5 : Déclaration de ventes au déballage ; vide-greniers, vides-maisons et brocantes Annexe 6 : Demande d’implantation de banderoles/panneaux évènementiels Annexe 7 : Demande de communication |
L’envoi de la déclaration d’une manifestation
Afin d’en assurer une bonne mise en œuvre, il sera demandé aux organisateurs de faire parvenir le formulaire « Déclaration de manifestation » et ses éventuelles annexes :
- 2 mois avant pour les manifestations de moins de 1 500 personnes
- 4 mois avant pour les manifestations de plus de 1 500 personnes
En deçà de ce délai minimum, votre demande pourra être rejetée.
La demande pourra être déposée :
- Soit en remplissant le formulaire en ligne sur le site internet (Mes démarches > associations > déclaration d’une manifestation).
- Soit en envoyant le formulaire sur la boite mail mairie@doue-en-anjou.fr (boîte mail unique destinée à recevoir toutes les déclarations et les centraliser pour y répondre de la meilleure façon).
- Soit par courrier : Mairie de Doué-en-Anjou – 16 place Jean Bégault – Doué-la-Fontaine – 49700 Doué-en-Anjou
Une boîte aux lettres est également à disposition à la Mairie centrale (à l’extérieur – devant la rampe d’accès PMR)
Quel que soit le canal d’entrée, un accusé de réception de dossier complet vous sera adressé sous 8 jours. Cet accusé réception ne présageant en rien de la suite réservée à la demande.
La commune s’engage à vous répondre dans un délai de 1 mois par mail (ou courrier le cas échéant) à compter de l’envoi de l’accusé de réception du dossier complet.
Pour toutes questions et informations, contacter Christine Noyer, en charge de l’administration générale (02.41.83.11.86 – christine.noyer@doue-en-anjou.fr)